| Autor / Redakteur: Alexander Dörner
Elektronische Akten spielen vielerorts noch immer eine untergeordnete Rolle. Dabei sind technische und rechtliche Vorbehalte unbegründet: standardisierte Scan- und Archivierungsverfahren wie TR-RESISCAN und TR-ESOR sowie unterstützende ECM-Systeme erleichtern die Umstellung deutlich und bieten hohe Beweiskraft von elektronischen Belegen, beispielsweise vor Gericht. Handlungsleitfäden und die neue europäische eIDAS-Verordnung versprechen zudem weitere Vereinfachungen.
In den nächsten Jahren ist das Scannen von Originalbelegen aller Art der zentrale Transformationsprozess auf dem Weg zur Digitalisierung und elektronischen Aktenführung. Die Vorteile liegen auf der Hand: Verkleinerung von teuren Papierarchiven, die „Überall-Verfügbarkeit“ der Dokumente sowie ein spürbar effizienterer Service für Bürger und Kunden, um nur einige zu nennen. Das alles führt zu einer schlanken und agilen Verwaltung und betrifft Behörden, Institutionen sowie Unternehmen der Privatwirtschaft gleichermaßen. Was oft ignoriert wird: gescannte Unterlagen sind zwar mehr als bloße Kopien, ohne Originale fehlt ihnen aber die nötige Beweiskraft vor Gericht. Wie schlecht, wenn das gesamte Archiv darauf fußt.
Wer nicht nur kaufmännische Scans beweiskräftig aufbewahren will, sondern alle elektronischen Dokumente mit höherer Verbindlichkeit – wie Verträge, Verwaltungsakten, Zulassungsunterlagen und Prüfprotokolle –, ist mit den Technischen Richtlinien des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gut beraten: Die TR-RESISCAN definiert grundsätzlich einen sicheren und nachvollziehbaren Scanprozess und die TR-ESOR die dauerhafte Langzeitspeicherung ohne schleichenden Verlust der Beweiswerte, wie er bei signierten Dokumenten sonst üblich wäre.
So gesehen greifen sie ineinander und beschreiben in vielen Regularien den geforderten aktuellen Stand der Technik auf Basis internationaler Standards. Sie beschränken sich nicht auf einen bestimmten Einsatzzweck, sondern setzen da an, wo die sogenannte revisionssichere Archivierung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) oder Abgabenordnung (AO) für eine gerichtsverwertbare Beweisführung nicht mehr ausreicht.
Die TR-RESISCAN und TR-ESOR: gar nicht so schwer
Die Richtlinien sind – richtig angewandt – eine große Hilfe bei der Umsetzung einer vertrauenswürdigen Digitalisierungsstrategie. Experten raten zu einer sachlichen und pragmatischen Herangehensweise, die den verfügbaren Ressourcen und der eigenen Haushaltslage Rechnung trägt. Unterstützung bieten zum Beispiel verbindliche Handlungsleitfäden, die eine exemplarische Schutzbedarfsanalyse und Musterverfahrensbeschreibung enthalten, wie sie für ein vernünftiges eAkte-Projekt ohnehin empfohlen werden.
Diese Handreichungen beschleunigen die Einführung der elektronischen Aktenführung spürbar, nicht zuletzt, weil viele abgefragte Informationen durch frühere Risikobewertungen und Scankonzepte im Haus schon verfügbar sind. Für Kommunen wird solch ein Handlungsleitfaden gerade von einem Expertengremium erstellt. Darin werden auch die Vorzüge der neuen europäischen eIDAS-Verordnung – die deutlich vereinfachte Handhabung von qualifizierten Signaturen und elektronischen Siegeln – berücksichtigt. Die Inhalte werden auf dem 10. IT-Gipfel Mitte November dieses Jahres in Saarbrücken präsentiert.
Lösungen, die TR-RESISCAN, eIDAS und TR-ESOR unterstützen, liegen vorn
Welches Enterprise-Content-Management (ECM) und welche eAkte-Lösung sich für den eigenen Einsatz empfehlen, hängt vom geplanten Szenario ab. Ganz vorne liegen Anwendungen, die ihr Kerngeschäft der elektronischen Aktenführung verstehen und als eAkte-Basisdienst in Bund und Ländern sowie modular bei Kommunen und ihren Dienstleistern intuitiv eingesetzt werden können. Der Premiumhersteller Ceyoniq Technology ermöglicht mit seiner Informationsplattform nscale 7 vecto eine Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung auf Basis des „Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit“ des Bundeswirtschaftsministeriums (BMWi) und unterstützt TR-RESISCAN, eIDAS und die TR-ESOR-konforme Langzeitarchivierung vorbildlich.
Die ständige und dauerhafte Nachvollziehbarkeit von Prozessen und Abläufen, Datensicherheit samt rechtskonformer Ablage, Beweiswerterhaltung, Skalierbarkeit und eine kurze Einarbeitungszeiten stehen dabei ebenso im Vordergrund, wie die innovative Anbindung der Multifunktionsgeräte aus dem Hause KYOCERA und Triumph-Adler für eine gänzlich neue eAkte-Erfahrung. Der deutsche Mittelständler mit Hauptsitz in Bielefeld und weiteren Standorten gehört seit Beginn des Jahres als Tochtergesellschaft zur KYOCERA Document Solutions Inc. und ist seit mehr als 25 Jahren im nationalen und internationalen Markt vertreten.
eGovernment ist möglich und notwendig! Denn die Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung ist unumgänglich und wird mit der entsprechend vorausschauenden Planung auch erfolgreich sein. Die technischen Richtlinien TR-RESISCAN und TR-ESOR sowie neue Handreichungen bieten eine gute Orientierung für die standardisierte und beweiskräftige eAkte. Dank der neuen eIDAS-Verordnung wird das Digitalisieren von Akten und Vorgängen zukünftig weiter vereinfacht.
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